В 2018 году сектор муниципального архива руководствовался законами Российской Федерации и Законами Кировской области в сфере архивного дела.
Все плановые показатели архивом выполнены, а по многим показателям перевыполнены.
Основным приоритетом в работе оставалось исполнение запросов социально - правового характера.
- Реализация государственной политики в сфере архивного дела
- Издан административно-правовой акт – Постановление от 23.11.2018 № 461. (копия предоставляется)
- Рассылались письма о задолженности организациям источником комплектования – 7 писем.
Обеспечение сохранности и государственный учет документов
Архивного Фонда Российской Федерации
2.1. Проводилось улучшение физического состояния (техническая обработка) 255 дел.
- подшито - 143 дела,
- отремонтировано (подклеено) - 112 дел.
Так же были сменены ярлыки на связках у 1 фонда, произведена замена оберточного материала связок и смена шпагата. Созданы внутренние описи в 43 ед. хр. Создавались алфавитные книги к приказам по личному составу фонда № 162 в количестве 5 ед.
2.2. Проведена проверка наличия по 3 фондам, по 4 описям, 156 ед. хр., по итогам составлены акты проверок.
- Формирование Архивного фонда Российской Федерации
3.1. принято на хранение от организаций 484 ед.хр., из них:
- управленческой документации постоянных сроков хранения - 276 ед.хр.;
- по личному составу (от ликвидированных структур без правопреемника) -199 ед. хр.;
- фотодокументов - 9 ед.хр.;
* Администрация Опаринского района Ф. Р-74: документы постоянных сроков хранения (муниципальная собственность) за 2000, 2010-2014 годы 221 ед. хр.;
* Опаринская территориальная избирательная комиссия (ТИК): документы постоянных сроков хранения (областная собственность) за 2007 - 2016 годы 26 ед. хр.,
* ОМС Опаринское городское поселение: за 2006-2007 годы (муниципальная собственность) 25 ед. хр.,
* Опаринский городской округ: документы постоянных сроков хранения (муниципальная собственность) за 2005 годы 4 ед. хр.,
* ООО «Вазюк-Лес»: документы по личному составу (не государственная) за 2004-2015 годы 45 ед. хр.
* Опаринское райпо: документы по личному составу (не государственная) за 2001-2017 годы 147 ед. хр.,
*Опаринское объединение «Заготлен»: документы по личному составу (государственная) за 1951-1970 годы 7 ед. хр.
3.3. На ЭПК при министерстве культуры Кировской области рассмотрено 13 описей; всего на 769 ед. хр., в т.ч.:
- управленческой документации постоянного срока хранения - 482 ед. хр.;
- фотодокументов 9 ед. хр.
- документов по личному составу организациям списка № 1 на 61 ед. хр. (фонды № 126, 131),
- документов по личному составу ликвидированных структур 217 ед. хр. (фонд № 30, 179, 6 )
3.4. Оказывалась методическая помощь организациям источникам комплектования (консультаций) - 40; по составлению номенклатур дел – 3.
3.5. Принимали участие в семинарах с главами поселений и работниками делопроизводственных служб организаций источников комплектования муниципального архива - 3 семинара, участников 33 человек.
- Организация государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
Создание учетных БД и автоматизированного НСА
4.1. Введение данных в БД «Архивный фонд:
- описаны 3 новых фонда (№ Р-126 ОМС Опаринское городское поселение, Р-101 Опаринская территориальная избирательная комиссия (ТИК), Р-179-Л ООО «Вазюк-Лес»). Внесено 96 ед. хр.;
- Внесено вновь 2 (две) описи;
- в раздел «Дело» БД «Архивный фонд» внесено 4014 ед. хр. по 13 фондам, 15 – описям.
4.2. Описано фотодокументов – 9 ед. хр.
- Предоставление информационных услуг и использование архивных документов.
В 2018 (юбилейном) году проведено 17 - информационных мероприятий:
5.1. Прослушивался вопрос на 3 совещаниях с главами поселений и районным управлением образования (даты проведения: 13.02.2018, 15.05.2018, 14.08.2018) по работе ведомственных архивов учреждений и организаций, 33 участников. ( в конференции )
5.2. Проведен архивный четверг на базе районного краеведческого музея 05.04.2018 для ветеранов и лиц пенсионного возраста на тему гениалогия как наука (история семьи) присутствовало 15 человек. (в конференции).
5.3. Мероприятия совместно с музеем для старшеклассников 08.05.2018, архив посетили 3 группы в разное по плану время, происходило знакомство с архивом, экскурсии по архивохранилищу, знакомство с документами времен войны. Экскурсантов 33 человека.
5.4. Экскурсия для новых работников ответственных за ведомственный архив в сельских поселениях 5 человек.
5.5. День открытых дверей 7 и 8 мая посетили 13 человек.
5.6. Проведено 4 выставки (1-я - фотовыставка в рабочем кабинете «Мгновения прошлого века …» на которой были представлены черно-белые фотографии охватывающее время с 1916 по 1976 годы в количестве 101 фото; 2-я - к дню Победы в фойе администрации копии районной газеты «Опарнинская искра» за годы войны; 3-я - к 100 -летию архивной службы в кабинете архива; 4 –я архивный буклет в кабинете архива «Открытка ветерану» Выставки посетили 358 человек.
- 7. Опубликовано 3 статьи (1-я на сайте района по работникам районного архива; 2-я на сайте района о ветеране архивной службы и его воспоминания; 3-я в интернет газете «Опаринская сорока» о тех, кто раньше работал в архиве;.); 1 подборка для экскурса по сканированым документам райисполкома за 1940 – 1951 годы (всего 7 документов) на сайте района (посещение составило 1985 просмотров).
Проводятся еженедельные планерки (по понедельникам) у управляющего делами администрации района. Управляющему делами администрации предоставляются ежемесячные планы и отчеты по деятельности сектора архива.
5.8. Исполнено всех видов социально - правовых запросов (в том числе и непрофильных при условии, если даны соответствующие рекомендации) - 1371. Все запросы исполнены в законодательно установленные сроки.
Из них с положительным результатом – 1307 .
- тематических запросов - 15,
- биографических – 13.
В рамках электронного документооборота с ПФ - 483.
5.9. Количество пользователей 1901 .
5.10. Обеспечение документной информацией, посещение читального зала (рабочий кабинет архива) - 25 пользователей.
5.11. Посетителей выставок по приблизительным подсчетам - 358 , все приходящие в здание администрации, и её работники, невольно задерживались у стенда в фойе почитать районные газеты времен Великой Отечественной войны. Были желающие получить копию. Посетители в кабинете архива знакомились с представленными выставками и архивным буклетом архивных документов (открыток).
5.12. Выдано дел в пользование 11675 ед. хр. в т. ч. :
- пользователям в читальный зал – 95 ед. хр.;
- по запросам организаций – 9 ед. хр.;
- сотрудникам архива для исполнения запросов выдавалось 11571 дел.
5.13. Изготовлено из 106 копий документов на 251 листе.
За 2018 году в архиве работал 1 (один) краевед по интересуемой теме.
К сведению:
Проведены 2 проверки совместно с ПФ на предмет сохранности документов в ведомственных архивах (РУО и ЦРБ). По результатам подписаны акты.
В течении 10 месяцев через МФЦ принимались посетители для обращения в архив принято 79 запросов, обмен документами происходил по акту приема-передачи с обеих сторон. С 12 октября 2018 года МФЦ прекратил работать по приему заявителей для архива. Заключенные соглашения между администрацией района в письменном виде не прекращены. Работники МФЦ объясняют это тем, что у них в новой программе нет наших услуг (согласно регламента).
В течении 2018 года проведено 10 проверок архивных справок на достоверность (согласно актов) специалистами КС ПФ Опаринского района.
Заведующая сектором
муниципального архива
управления делами администрации
Опаринского района О.Д. Арбузова
